Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats- und Jahresbelege zur Sicherheit für die Gewährung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Aus diesem Grund müssen Jahresbelege ebenfalls signiert und in die Belegkette eingeflochten werden.
Bis wann muss der Jahresbeleg erstellt werden?
Unternehmer müssen den Jahresbeleg der Registrierkassa am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, erstellen – jedoch spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres. Sollte die unternehmerische Tätigkeit bereits vor dem 15.2. FJ wieder aufgenommen werden, muss der Jahresbeleg spätestens VOR dem ersten Barumsatz im neuen Jahr erstellt werden.
Bis wann muss die Prüfung durchgeführt werden?
Die Prüfung bzw. Übermittlung an das BMF muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden.
Prüfung des Jahresbelegs – es gibt 3 Möglichkeiten:
1. Bei der „klassischen“ Registrierkasse
- Schritt 1: Ausdruck des Jahresbeleges
Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg (siehe Bedienungsanleitung der Kassa) Stellen Sie beim Ausdruck sicher, dass die Signaturerstellungseinheit an Ihrer Registrierkasse betriebsbereit ist. - Schritt 2: Scannen des Jahresbelegs
Scannen Sie den QR-Codes am Jahresbeleg mit der Handy App des Finanzministeriums (BMF Belegcheck-App). - Schritt 3: Prüfen des Jahresbeleges
Der soeben eingescannte QR-Code wird nun durch Eingabe Ihres Authentifizierungscodes automatisch geprüft und das Ergebnis an Ihr FinanzOnline Konto geschickt.
Falls das Handy schon zur Kontrolle des Startbeleges verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht nochmals eingegeben werden.
Ansonsten kann er jederzeit in FinanzOnline unter der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App für Kassenbelege“ abgefragt werden.
Ist die Prüfung erfolgreich wird dies durch ein grünes Häkchen in der App angezeigt.
2. Verwendung des Webservice zur Registrierkassenmeldung auf FinanzOnline
Manche Kassensysteme bieten die Möglichkeit, direkt aus dem Kassensystem die Kassen anzumelden und auch alle sonstigen Meldungen, wie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges, automatisch durchzuführen. Falls Sie diese Möglichkeit nutzen, muss der Jahresbeleg nicht gedruckt und geprüft werden.
3. Manuelle Übermittlung des Jahresbeleges
Unternehmen, die mangels technischer Möglichkeiten (kein Internetzugang, kein Smartphone) die Meldungen nicht durchführen können haben die Möglichkeit, den ausgedruckten Jahresbeleg mit dem amtlichen Vordruck RK1 an das Finanzamt zu übermitteln.
Diese Information wurde dankenswerter Weise von der WKO zur Verfügung gestellt!